สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)
สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) เป็นการนำเอาเทคโนโลยีใหม่มาใช้ช่วยให้การปฏิบัติงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น โดยการนำเอาอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดทำ การเก็บรักษา การส่งข้อมูลการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน ทั้งยังเป็นการลดปริมาณกระดาษลง สามารถสื่อสารผ่านทางจอคอมพิวเตอร์ได้อย่างรวดเร็ว การจัดเก็บเอกสาร สามารถนำเอาเครื่องมือเครื่องใช้ในการจัดเก็บมาช่วยให้การจัดเก็บมีประสิทธิภาพมากขึ้นค้นหาได้ง่ายและประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ นอกจากนี้ ยังมีเครื่องมือเครื่องใช้และอุปกรณ์อื่นๆ อีกมากมายสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ
ความหมายของสำนักงาน อัตโนมัติ หรือ "สำนักงานยุคใหม่" สำนักงานอัตโนมัติ คือ
การสร้างระบบที่ใช้ในการประมวลข่าวข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่เป็นตัวเลข รูปภาพข้อความ และเสียงที่มีระบบเป็นรูปแบบสามารถเก็บและเรียกมาใช้งานได้ตามต้องการ การบริหารข้อมูลข่าวสารสะดวกรวดเร็ว ปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือ ระบบการสื่อสาร โทรคมนาคม ซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน ดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่า ถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง
องค์ประกอบของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ
OA ประกอบด้วยข้อมูลตัวเลข รูปภาพ ข้อความ และเสียงที่สามารถเชื่อมโยงกันได้หมดและจุดเริ่มต้นของ OA เป็นการต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ก็สามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติและจะพัฒนาถึงขั้น สามารถใช้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่อง จนนำโทรศัพท์มาใช้เป็นหัวใจสำคัญของ OA ที่จะขยายเครือข่ายออกไปได้ทั่วถึงทุกจุดในอนาคตข้างหน้า OA จะพยายามหาวิธีการเชื่อมอุปกรณ์ต่างๆ หรือเครื่องใช้ในสำนักงานที่มีอยู่แล้วไม่ว่าจะเป็นยี่ห้อใดก็ตามมาใช้ร่วมกันได้ดังนั้น จะเห็นว่ามีความแตกต่างของความหมายคำว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" อยู่มากมาย เพราะผู้นำด้านนี้ คือ ญี่ปุ่นและสหรัฐอเมริกา ก็มีแนวความคิดในด้านนี้ไม่เหมือนกัน โดยสหรัฐมองว่าสำนักงานอัตโนมัติต้องเป็นระบบประสานกัน แต่ญี่ปุ่นมองเห็นว่า OA เป็นการหาเครื่องมือหรือวิธีการใดๆ ก็ตามเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานในสำนักงาน ดังนั้นสำนักงานใดที่มุ่งเครื่องมืออุปกรณ์เพียงแต่เครื่องคิดเลขไฟฟ้าเท่านั้น ก็อาจเรียกว่า สำนักงานอัตโนมัติ นอกจากนั้นผู้เกี่ยวกับวงการสำนักงาน ยังมองว่าความสัมพันธ์ของคนที่ทำงานอยู่ในสำนักงานร่วมกับวัตถุต่างๆ ได้แก่ เฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้ คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ เครื่องจดบันทึกคำบอก เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ดีดและอุปกรณ์ต่างๆ ในลักษณะความสัมพันธ์ระหว่างคนกับเครื่องจักร (Man-Machine Relation) และพยายามจัดสร้างที่ทำงานให้เหมาะสมกับการรองรับอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ทันสมัยอื่นๆ เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การจัดสำนักงานในอนาคต
การจัดสำนักงานในอนาคต หรือการจัดสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือเรียกย่อๆ ว่า OAเป็นการให้ความสำคัญของคอมพิวเตอร์ หรือเทคโนโลยีชั้นสูง เพื่อที่จะให้สอดคล้องกับความเป็นไปของโลกที่กำลังเปลี่ยนแปลงไปทุกวันนี้ สำนักงานควรที่จะเห็นความสำคัญของระบบเทคโนโลยีให้มากขึ้น โดยควรที่จะนำเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาใช้บริหารงานในสำนักงาน เพื่อที่จะเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานของคนในสำนักงานให้สูงขึ้นอยู่ตลอดเวลาแต่อย่างไรก็ตาม ขณะนี้การจัดสำนักงานอัตโนมัติดังที่กล่าวมาข้างต้น ยังอยู่ในรูปแบบที่ไม่สมบูรณ์ เพราะธุรกิจต่างๆพัฒนาไปสู่ระบบอัตโนมัติได้ไม่เท่ากัน มีการวิเคราะห์กันว่าแนวโน้มความเป็นไปได้ของ OA (Office Automation) ในเมืองไทยนั้นคงใช้เวลาอีกไม่กี่ปี เพราะการพัฒนาระบบการบริหารสมัยใหม่มีการแข่งขันกันอย่างรุนแรง ผู้บริหารจะถูกกดดันจากการทำงานสูงขึ้น ต้องทำงานแข่งกันทั้งเวลา สภาพเศรษฐกิจ สภาพการตลาดเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา จำเป็นต้องใช้การตัดสินใจอย่างฉับพลัน หากอาศัยเพียงประสบการณ์เพียงอย่างเดียว ย่อมถือว่าเป็นการเสี่ยงเกินไปโดยไม่จำเป็น หากสามารถใช้สำนักงานอัตโนมัติมาช่วยลดอัตราการเสี่ยงลง โดยเพิ่มความแม่นยำของข่าวสารข้อมูลมากขึ้น ย่อมทันต่อเหตุการณ์สำหรับการบริหารในปัจจุบัน และแนวโน้มต่อไปของ OA จะเข้ามาเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงานในองค์การต่อไปในอนาคต
การจัดสำนักงานอัตโนมัติ คือ
กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งๆ ขึ้น อาจจะมีอุปกรณ์เครื่องทุ่นแรง และประหยัดเวลาชนิดต่างๆ เช่น ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ระบบการต่อเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้งานได้หลายรูปแบบ ตลอดจนการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง
ลักษณะของสำนักงานในอนาคต
ลักษณะพิเศษอย่างหนึ่งของสำนักงานในอนาคตที่เห็นได้อย่างชัดเจน คือ การใช้ประโยชน์อย่างกว้างขวางของระบบครบวงจร การนำสิ่งประดิษฐ์ทางด้านอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในขั้นตอนการปฏิบัติงานำสำนักงานอย่างกว้างขวาง จากการเปรียบเทียบสำนักงานเมื่อ 15 ปีที่ผ่านมากับสำนักงานในปัจจุบันจะเห็นได้ว่าปัจจุบันมีการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า และถ้าเปรียบเทียบสำนักงานปัจจุบันกับสำนักงานในอนาคตจะพบว่า สำนักงานในอนาคตมีการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คล้ายกับปัจจุบัน แต่จะมีความสะดวกและคล่องตัวในการใช้มากกว่า และมีสิ่งที่น่าสังเกตอยู่ข้อหนึ่งคือ ยิ่งมีการใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์มากเท่าไหร่ การใช้บุคลากรในการปฏิบัติงานจะน้อยลงเท่านั้น เมื่อจำนวนบุคลากรลดลง นักวางแผนสำนักงานจำนวนมากได้คาดการณ์กันว่าอัตราเพิ่มของกระดาษที่ใช้ในสำนักงานในอนาคตจะลดลงเช่นกันลักษณะพิเศษอื่นๆ ของสำนักงานในอนาคตคือความสามารถในการค้นหาข้อมูลและเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่อยู่ในระบบจะไม่ซ้ำซ้อนและสะดวกในการค้นหา นอกจากนั้นสำนักงานในอนาคตจะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเครื่องใช้ และการออกแบบขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในเรื่องการบริหารจัดการ สำนักงานในอนาคตจะช่วยในการประหยัดพลังงาน เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันที่รัฐบาลได้ออกกฎเกี่ยวกับขอบข่ายการประหยัดพลังงานมาใช้ พลังงานที่เราต้องช่วยกันประหยัดส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับ พลังงานความร้อน ความเย็น แสงสว่าง และน้ำเป็นต้น สำหรับสำนักงานในอนาคตก็เช่นกัน จะมีการนำเทคนิคในการประหยัดพลังงานมาใช้อย่างเป็นรูปแบบสากลเนื่องจากเครื่องมือเครื่องใช้ของสำนักงานในอนาคตมีเทคโนโลยีสูง ทำให้บุคลากรขององค์การสามารถนั่งทำงานอยู่ที่บ้านได้ โดยการใช้คอมพิวเตอร์ติดต่อกับระบบใหญ่ในสำนักงาน วิธีการนี้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของสำนักงานและตัวพนักงานเองส่วนผู้บริหารก็เช่นกัน เพียงแต่ติดตั้งจอคอมพิวเตอร์สำหรับรับข้อมูลจากสำนักงานมาดูที่บ้านเท่านั้น ก็สามารถทำงานได้โดยไม่ต้องเข้าสำนักงาน สามารถนั่งทำงานอยู่ที่บ้านได้ สำนักงานในอนาคตสามารถลดต้นทุนได้หลายอย่างไม่ว่าจะเป็นต้นทุนของเนื้อที่สำนักงานที่มีราคาสูงมาก เมื่อพนักงานทำงานที่บ้าน สำนักงานก็ไม่ต้องมีขนาดใหญ่โตโดยไม่จำเป็น นอกจากนั้นยังลดต้นทุนในการซื้อเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน ตลอดจนถึงการลดต้นทุนเรื่องค่าใช้จ่ายในการเตรียมตัวไปทำงานค่าน้ำมัน และอื่นๆ อีกมากมาย
เทคโนโลยีสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ
เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติมีมากมายหลายอย่าง เทคโนโลยีบางอย่าง เป็นเรื่องพื้นๆ ที่เห็นกันมานานแล้ว แต่บางอย่างก็ก้าวหน้าอย่างที่เราคิดไม่ถึง ในที่นี้จะได้นำเทคโนโลยีที่น่าสนใจมาอธิบายให้เห็นว่าสำนักงานอัตโนมัติมีอะไรและใช้อะไรอยู่บ้าง
1. Dictation งานอย่างหนึ่งที่จำเป็นในสำนักงาน คือ งานเขียนคำบอก นั่นคือผู้บริหารอาจเรียกเลขานุการมาบอกข้อความให้พิมพ์จดหมาย เลขานุการก็ใช้ชวเลขในการบันทึกข้อความนั้นสำหรับนำไปพิมพ์ ยุคปัจจุบันที่การจราจรติดขัดผู้บริหารอาจเลือกใช้วิธีอัดเสียงในเครื่องบันทึกเสียงขณะนั่งในรถยนต์แล้วส่งตลับแถบเสียงให้เลขานุการใช้เครื่องฟังเสียงแล้วพิมพ์ข้อความเหล่านั้นก็ได้
2. Text Editing งานในสำนักงานที่เกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ และตรวจแก้ไขเอกสารต่างๆ เช่น จดหมายรายงาน คำสั่ง ปกติรู้จักกันในชื่องานประมวลคำ (Word Processing) และนิยมใช้กันอย่างกว้างขวางทั่วไปตามสำนักงานต่างๆ จนเกิดความเข้าใจผิดว่า ลำพังการใช้คอมพิวเตอร์ในงานพิมพ์เอกสาร ก็คืองานสำนักงานอัตโนมัติทั้งหมด งานประมวลคำมีประโยชน์ตรงช่วยให้พิมพ์ข้อความจดหมายรายงานได้อย่างสะดวก หากพิมพ์ผิดก็แก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ง่ายโดยไม่ต้องพิมพ์ทุกอย่างใหม่หมด
3. Electronic mail ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ คือการใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์และส่งข่าวสาร ซึ่งส่วนมากเป็นจดหมายผ่านระบบสื่อสารไปยังผู้รับโดยตรง โดยทั่วไปผู้ส่งข่าวสารมักจะใช้ระบบประมวลคำสร้างจดหมายขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ที่โต๊ะทำงานของตน จดหมายนี้ระบุหมายเลขที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งเรียกว่า e-mail address เอาไว้ด้วย เมื่อทำจดหมายเสร็จ โปรแกรมสื่อสารในคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นจะส่งจดหมายผ่านระบบสื่อสาร
4. Electronic Filling การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ เป็นวิธีการจัดเก็บจดหมาย รายงาน และเอกสารต่างๆไว้ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้สะดวกแก่การค้นคืน โดยปกติสำนักงานทั่วไปต้องมีตู้เก็บเอกสารหลายใบสำหรับเก็บเอกสารต่างๆ ที่ได้รับและสร้างขึ้น การจัดเก็บแบบนี้นอกจากจะสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บแล้ว ยังไม่สะดวกด้วยบางครั้งต้องถ่ายเป็นสำเนาเอาไปไว้ในแฟ้มต่างๆ ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากขึ้น แต่ถึงกระนั้นยังค้นหาเอกสารที่ต้องไม่ค่อยพบ แนวทางการจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ส่วนมากใช้ระบบภาพลักษณ์ (Image Processing) คือนำเอกสารต้นฉบับมาเข้าเครื่องกราดตรวจ (scanner) เพื่อเปลี่ยนเป็นข้อมูลภาพลักษณ์เก็บไว้ พร้อมกันนั้นก็พิมพ์รายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารนั้นๆ เช่น เรื่อง วันที่จัดทำ คำสำคัญต่างๆ เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์นี้สามารถช่วยลดความยุ่งยากในการดูแลตู้เก็บเอกสารไปได้มาก
5. Calendaring ระบบนัดหมาย เป็นระบบสำคัญของผู้บริหารซึ่งจะต้องพบปะกับผู้อื่นอยู่เสมอทั้งบุคคลภายนอกและภายในหน่วยงาน ปกติผู้บริหารระดับสูงมักมอบหมายให้เลขานุการเป็นผู้บันทึกการนัดหมาย และคอยเตือน นอกจากนั้นเวลาที่ผู้บริหารไม่อยู่ในสำนักงานการนัดหมายยังอาจยากมากขึ้น เพราะตรวจสอบตารางนัดหมายไม่ได้ ในสำนักงานอัตโนมัติ ผู้บริหารอาจบันทึกการนัดหมายลงในระบบคอมพิวเตอร์ และอนุญาตให้ผู้อื่นตรวจสอบตารางนัดได้ เพื่อจะได้ขอมาพบหรือนักประชุม ปกติระบบนัดหมายของคอมพิวเตอร์มักยอมให้บันทึกการนัดหมายเป็นความลับได้หลายระดับ
6. Phototypesetting การเรียงพิมพ์ด้วยแสง หรือการใช้คอมพิวเตอร์เรียงพิมพ์เอกสาร รายงาน แบบฟอร์มแผ่นพับใบปลิว โฆษณา จะกลายเป็นส่วนสำคัญของงานสำนักงานไปด้วย
7. Micrographics การใช้ไมโครฟิล์มเป็นสื่อสำหรับบันทึกเอกสาร หนังสือ หรือรูปภาพต่างๆ เป็นที่รู้จักกันมานานแล้วในหมู่บรรณารักษ์ห้องสมุด เพราะประหยัดเนื้อที่การถ่ายย่อภาพเอกสารลงบนฟิล์มขนาดเล็กมีทั้งชนิดม้วนที่เรียกว่าไมโครฟิล์มโดยทั่วไป หรือเป็นแผ่นฟิล์มซึ่งถ่ายภาพเอกสารลงเป็นรูสี่เหลี่ยมผืนผ้าเล็ก ๆ เรียกว่า ไมโครฟิช หรือเป็นแผ่นฟิล์มที่ติดตรึงบนบัตรกระดาษขนาดเท่ากับบัตรเจาะรู
8. Computer Teleconference เป็นระบบประชุมทางไกลที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อโดยตรง ปัจจุบันเรามีเทคโนโลยีสื่อสารหลายแบบ (Multimedia) ซึ่งรวมภาพ เสียง ข้อความ ข้อมูล มาทำงานพร้อมกันทางคอมพิวเตอร์ หากเรานำเทคโนโลยีมาใช้ในการประชุมทางไกล เราสามารถใช้คอมพิวเตอร์ส่งภาพผู้เข้าร่วมประชุมจากที่หนึ่งไปออกยังคอมพิวเตอร์อีกที่หนึ่ง สามารถใช้โปรแกรมอี-เมล์ส่งข้อความและข้อมูลสามารถใช้คอมพิวเตอร์ค้นข้อมูลและคำนวณผลลัพธ์ด้วยสเปรคชีต โดยวิธีนี้การประชุมทางไกลก็จะมีทั้งประสิทธิภาพ และประสิทธิผลอย่างมากขึ้น
9. Forms Design การออกแบบฟอร์มเอกสารเป็นงานที่ต้องใช้เวลาและความพิถีพิถันมากทีเดียวได้กล่าวแล้วว่าโปรแกรม DIP จะมีบทบาทด้านนี้มากขึ้น แต่เราก็ยังจำเป็นต้องมีโปรแกรมที่เกี่ยวกับแบบฟอร์มอยู่อีกสองประเภท ประเภทแรกใช้สำหรับพิมพ์ข้อความลงในแบบฟอร์มและประเภทที่สองใช้สำหรับให้ผู้เกี่ยวข้องใช้เครื่องปลายทางกรอกข้อความลงในแบบฟอร์ม
10. Audio text มีลักษณะของการสื่อสารข้อมูลหรือเรื่องราวที่น่าสนใจไปให้ผู้รับบริการคล้ายๆ กับ Videotext แต่ใช้อุปกรณ์โทรศัพท์สำหรับสื่อสารข้อมูลเป็นเสียงพูด
ชนิดของระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Types of Office Automation System) มีรายละเอียดดังนี้
ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System) สามารถแบ่งได้เป็น 4 ประเภท ได้แก่ ระบบการจัดการเอกสาร ระบบการดูแลข่าวสาร ระบบการประชุมทางไกล และระบบสนับสนุนสำนักงาน ซึ่งระบบจำเป็นจะต้องอาศัยโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีใหม่ๆ ทางฮาร์ดแวร์เข้ามาช่วย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของสำนักงานยุคใหม่
1. ระบบการจัดการเอกสาร (Document management system) จากรูปที่ 1 แสดงให้เห็นว่าระบบการจัดการเอกสาร ประกอบด้วย ระบบการประมวลผลคำ, ระบบการประมวลผลภาพ, การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ, การทำสำเนาเอกสาร และหน่วยเก็บข้อมูลถาวร
2. ระบบการจัดการข่าวสาร (Message Handling Systems) จากรูปที่ 1 จะเห็นว่าระบบ สารสนเทศสำนักงาน (OIS) มีระบบที่สำคัญและเกี่ยวข้องกับการจัดการข่าวสาร ซึ่งประกอบด้วย ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์, ไปรษณีย์เสียง, โทรสาร ดังนี้
3. ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing System) นอกเหนือจากการประยุกต์ที่เกี่ยวกับระบบการจัดการข้อมูล เช่น ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ไปรษณีย์เสียง ยังมีการเพิ่มอุปกรณ์เพื่ออำนวยความสะดวกอื่นๆ แก่พนักงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งการติดต่อสื่อสารกันในระยะทางไกล ในสำนักงานอัตโนมัติจะมีการใช้ระบบประชุมทางไกล ระบบโทรทัศน์ภายในสำนักงาน และระบบการทำงานทางไกล
ประเภทของการประชุมทางไกล (Types of Teleconferencing) การประชุมทางไกลเป็นการติดต่อกันทางด้านอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นการติดต่อทางไกล ระบบการประชุมทางไกลจะทำให้คู่สนทนาสามารถติดต่อกันได้โดยไม่ต้องเดินทางมาประชุมร่วมกัน แต่สามารถที่จะประชุมกันในสถานที่ต่างกัน การประชุมทางไกลสามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ คือ การประชุมด้วยเสียง การประชุมด้วยภาพ และการประชุมด้วยคอมพิวเตอร์
4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support System) ในปัจจุบันมีเทคโนโลยีหลักสำหรับการจัดการเอกสาร การแลกเปลี่ยนเอกสาร และการจัดการประชุม นอกจากระบบเหล่านี้ยังมีการประยุกต์ใช้โดยการประสานงาน และการจัดการเกี่ยวกับกิจกรรมงานกลุ่ม สิ่งต่างๆเหล่านี้ประกอบด้วยโปรแกรมกลุ่ม (Groupware) และ โปรแกรมตั้งโต๊ะอเนกประสงค์ (Desktop organizers)
ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จ
ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จอาจจะพิจารณาปัจจัยเป็น 3 ประเภท คือ
1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง
2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพอาจจะต้องพิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้องพิจารณาถึงความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ว่าใครชอบทำงานแบบไหน หรือเก่งเรื่องอะไร ก็ควรจัดให้เขาไปทำงานที่เขาชอบและถนัดและมีความสามารถนั่นคือ เลือกคนให้เหมาะกับงาน
3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็ต้องพิจารณาใน 4 เรื่อง คือ
3.1 เครื่องจักรนั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่
3.2 เครื่องจักรนั้นมีการใช้ถูกต้องตามกำหนดหรือไม่
3.3 เครื่องจักรนั้นทันสมัยพอหรือไม่
3.4 เครื่องจักรนั้นคุ้มทุนหรือไม่
นั่นคือเครื่องจักรอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้นๆ โดยเฉพาะแต่ผู้ใช้งานใช้ไม่เป็นก็ไม่ได้ผลหรือปัจจุบันมีเครื่องรุ่นใหม่กว่ามีประสิทธิภาพมากกว่า คุ้มทุนมากกว่าก็น่าจะพิจารณาเปลี่ยนเป็นเครื่องที่ใหม่กว่า
4. ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง
4.1 ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ
4.2 ได้รับการจูงใจไว้เสมอ
4.3 จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน
4.4 มีความรับผิดชอบในงาน
4.5 มีการวางแผน การจัดการที่ดี
4.6 มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี
4.7 มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมและ
4.8 มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม
การใช้ทรัพยากรทางด้านระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. เครื่องจักรอุปกรณ์หรือฮาร์ดแวร์
เครื่องจักรอุปกรณ์เกี่ยวข้องกับโครงสร้างขององค์การในทุกระดับ เพราะเกี่ยวข้องกับการทำงานของบุคลากรในทุกระดับ
1.1 ระดับบุคคล ฮาร์ดแวร์ใช้งานในระดับบุคคล ได้แก่ ระบบโทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ส่วนตัว การใช้อุปกรณ์ต่างๆ เหล่านี้มีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินงานในระดับบุคคลมาก
1.2 ระดับกลุ่ม เมื่อมีการทำงานเป็นกลุ่ม เป็นแผนก เป็นกอง เป็นฝ่าย การดำเนินการร่วมกันจึงต้องอาศัยเครื่องจักรอุปกรณ์ช่วย มีการติดต่อสื่อสารกันภายในกลุ่ม ปัจจุบันมีการสร้างข่ายงานบริเวณเฉพาะที่หรือแลน (Local Area Network, LAN)
1.3 ระดับองค์การ มีการสร้างเครือข่ายร่วมกันโดยเชื่อมโยงระดับกลุ่ม แต่ละกลุ่มเข้าด้วยกัน มีการวางเครือข่ายในรูปแบบเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่ที่เรียกว่า ข่ายงานบริเวณวิทยาเขต (campus area network) หรือเอนเตอร์ไพรส์เน็ตเวอร์ก (enterprise network) เพื่อรองรับการทำงานของทั้งองค์การ
2. ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์ที่ใช้เกี่ยวข้องกับการทำงานในองค์การทุกระดับ
2.1 ระดับบุคคล ซอฟต์แวร์ระดับบุคคลส่วนใหญ่เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป ได้แก่ โปรแกรมประมวลคำ โปรแกรมตารางทำการ โปรแกรมนำเสนอผลงาน โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล เป็นต้น
2.2 ระดับกลุ่ม ผู้ผลิตซอฟต์แวร์หลายบริษัทเน้นซอฟต์แวร์ให้ใช้งานเป็นกลุ่ม เพื่อสร้างกลุ่มงานตามโครงสร้างการเชื่อมฮาร์ดแวร์แบบแลน ซอฟต์แวร์เหล่านี้ทำให้ผู้ที่อยู่ในกลุ่มงานสามารถทำงานร่วมกัน ติดต่อสื่อสารถึงกัน ส่งผ่านข้อมูลและดูแลจัดการข้อมูลข่าวสารภายในกลุ่ม
2.3 ระดับองค์การ โดยทั่วไปการใช้งานระดับองค์การจะมีรูปแบบที่ทำงานร่วมกัน แต่ต่างมุมมองในเรื่องข้อมูล เช่น การจัดการฐานข้อมูล ผู้บริหารสามารถดูรายงานสรุปในระดับบริหารด้วยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์การ ฝ่ายปฏิบัติการดูแลข้อมูลเฉพาะที่ตนเองเกี่ยวข้องจากระบบประมวลผลรายการ
3. ข้อมูลข่าวสาร
ข้อมูลข่าวสารสามารถแบ่งระดับการใช้งานให้ตรงกับวัตถุประสงค์การทำงานแต่ละส่วนขององค์การ เช่น ในระดับบุคคลมีการใช้ข้อมูลข่าวสารในการประมวลผล ส่วนในระดับกลุ่มมีการสร้างฐานข้อมูลเฉพาะงาน ในระดับองค์การมีการวางโครงสร้างของข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้งานร่วมกันทั้งองค์การ มีการสร้างฐานข้อมูลกลาง
4. บุคลากร
ภายในองค์การต้องมีการเตรียมการบุคลากรให้รองรับการใช้งาน โดยเน้นการวางแผนการฝึกอบรมให้พนักงานได้เรียนรู้การใช้เทคโนโลยี และซอฟต์แวร์ต่างๆ
ในระดับกลุ่ม พนักงานทุกคนต้องเรียนรู้และเข้าใจการทำงานร่วมกันในกลุ่ม เข้าใจการประสานงานและการใช้งานร่วมกัน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานในกลุ่มของตนเอง
การทำงานในระดับองค์การต้องการทั้งบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในเชิงการพัฒนาและการเป็นผู้ใช้
อินทราเน็ตในสำนักงานอัตโนมัติ
การใช้ประโยชน์จากอินทราเน็ต
อินทราเน็ตเป็นเสมือนถนนของข้อมูลข่าวสารภายในองค์การที่เชื่อมโยงการใช้งานระดับบุคคล ระดับกลุ่ม ระดับองค์การ และยังเชื่อมไปยังภายนอกองค์การได้อีกด้วย การใช้ประโยชน์จากอินทราเน็ตจึงเน้นให้เป็นทางด่วนข้อมูลสารสนเทศภายในองค์การ เพื่อให้การบริหารและการจัดการภายในองค์การเป็นแบบอัตโนมัติมากขึ้น ประโยชน์ของการใช้อินทราเน็ต ดังนี้
1. การออนไลน์จากที่ห่างไกล จากการประยุกต์ใช้งานในองค์การอาจมีการตั้งฐานข้อมูลเพื่อให้บริการต่างๆ ในเครือข่ายอินทราเน็ต บุคลากรขององค์การสามารถเรียกใช้โดยผ่านโพรโทคอลที่ชื่อ เทลเน็ต (telnet) ทำการออนไลน์มายังสถานีบริการที่เปิดให้บริการ
2. การติดต่อสื่อสารระหว่างกันบนอินทราเน็ต การสื่อสารผ่านเครือข่ายอินทราเน็ตใช้หลักการเดียวกับอินเทอร์เน็ต คือ ใช้โพรโทคอลการรับส่งจดหมาย คือ เอสเอ็มทีพี (Simple Mail Transfer Protocol, SMTP) โดยส่งจดหมายระหว่างกันผ่านทางเครื่องบริการ บริการตู้จดหมายภายในองค์การ ระบบการรับส่งจดหมายอาจเรียกสั้นๆ ว่า อีเมล
3. การรับส่งแฟ้มข้อมูลระหว่างกัน เพื่อความสะดวกในการทำงานภายในองค์การและการโต้ตอบกันโดยการรับส่งข้อมูลจำนวนมากผ่านทางเครือข่าย วิธีการเช่นนี้จะมีโพรโทคอลเพื่อการรับส่งข้อมูลจำนวนมาก เรียกว่า การส่งไฟล์ระหว่างกันหรือเอฟทีพี (File Transfer Protocol, FTP)
4. การใช้เบราเซอร์ ข้อมูลที่เก็บไว้บนเครื่องบริการมีมาตรฐานกลางที่เรียกว่า ข้อความหลายมิติ หรือไฮเปอร์เทกซ์ (hypertext) ผู้ใช้ใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเองในลักษณะที่เรียกว่า ไคลเอนต์ โปรแกรมที่เรียกใช้ทางฝั่งผู้ใช้เรียกว่าเบราเซอร์ ส่วนการเชื่อมโยงระหว่างผู้ใช้กับเครื่องบริการใช้โพรโทคอลในการรับส่งข้อมูลที่เรียกว่า เอชทีทีพี (Hypertext Transport Protocol, HTTP)
ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับงานสนับสนุนผู้บริหาร
โครงสร้างการทำงานภายในองค์การที่เกี่ยวกับสารสนเทศที่จะมีบทบาทเข้าสู่การทำงานภายในองค์การและผู้บริหาร แบ่งแยกระดับของงานที่เข้ามามีส่วนช่วยในการบริหารตามโครงสร้างสารสนเทศได้ดังนี้
1. ระบบรายการย่อย
ระบบรายการย่อย (transaction base) คือข้อมูลข่าวสารที่ใช้ในการดำเนินการในองค์การ ในเกือบทุกองค์การจะมีการดำเนินการต่างๆ อยู่มากมายในทุกกิจกรรม เช่น การส่งของ การรับวัสดุการผลิต การส่งสินค้าสำเร็จรูป เป็นต้น ทุกอย่างเกี่ยวข้องกับรายการย่อยที่ต้องเข้ามามีส่วนในการดำเนินการภายในองค์การ การดำเนินการระบบอัตโนมัติในองค์การ กับรายการย่อยนี้มีระบบดำเนินการได้สองรูปแบบ คือ แบบออนไลน์และแบบแบทช์
1.1 แบบออนไลน์ เป็นแบบที่ต้องการโต้ตอบทันทีแบบอัตโนมัติ เช่น เมื่อผู้ซื้อสินค้าต้องการซื้อสินค้าโดยใช้บัตรเครดิต การนำบัตรเครดิตให้พนักงานขายเพื่อตรวจสอบสถานะของบัตร และตรวจสอบวงเงินเครดิตก็กระทำแบบออนไลน์ ลักษณะเช่นนี้จึงเท่ากับว่าการดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว และอัตโนมัติ
1.2 แบบแบทช์ เป็นแบบที่ต้องเก็บรวบรวมข้อมูลเป็นแฟ้มก่อน เมื่อจดได้จำนวนหนึ่งก็จะนำไปป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อการประมวลผล ข้อมูลรายการย่อยเหล่านี้จะเก็บไว้เป็นฐานข้อมูลเพื่อการใช้งานในระดับบริหาร และจัดการในองค์การได้มาก เพราะข้อมูลรายการย่อยที่เก็บเป็นฐานข้อมูลสามารถเก็บและเรียกใช้ผ่านทางอินทราเน็ตขององค์การได้เป็นอย่างดี
2. งานระบบข้อมูลข่าวสารเพื่อการบริหารในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
งานระบบข้อมูลข่าวสารเพื่อการบริหารในระบบสำนักงานอัตโนมัตินี้เรียกว่า ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหรือเอ็มไอเอส (Management Information System, MIS) เป็นการดำเนินการเพื่อสร้างข้อมูลข่าวสารในลักษณะรายงานสรุปให้ผู้บริหารใช้ประโยชน์ จึงต้องขยายผลจากงานรายการย่อย เพราะเมื่อเก็บรายการย่อยไว้เป็นแฟ้มเป็นระบบฐานข้อมูลแล้วย่อมสามารถสร้างรายงานย่อหรือสรุปผลการดำเนินการต่างๆ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพในเชิงการบริหาร
3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจหรือดีเอสเอส (Decision Support System, DSS) จึงเป็นระบบที่ใช้เสริมในระบบสำนักงานอัตโนมัติได้ดี ผู้บริหารสามารถเรียกข้อมูลต่างๆ ภายในองค์การแบบออนไลน์จากเอ็มไอเอสแล้วนำมาวิเคราะห์ทางสถิติ มีการคำนวณการหาจุดเหมาะสม
4. ระบบสนับสนุนผู้บริหาร
ระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงหรืออีเอสเอส (Executive Support System, ESS) เป็นระบบที่ดึงข้อมูลข่าสารทั้งหมดที่มีอยู่ในองค์การ มาทำรายงานสรุปให้ทันสมัย เพื่อให้ผู้บริหารได้รับทราบข้อมูลที่ผู้บริหารได้มาจากระบบทั้งหมดในองค์การย่อมทำให้การดำเนินในองค์การมีลักษณะเป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติมากขึ้น ผู้บริหารระดับสูงต้องการข้อมูลในด้านต่างๆ ที่ดูได้ง่าย เป็นข้อมูลสรุป อาจจัดให้อยู่ในรูปแผนภูมิ รูปภาพ ข้อมูลสถิตและรายงานต่างๆ
การประยุกต์เพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มในงานสำนักงาน
ลักษณะของการประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่
1. การสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์การ
มูลค่าเพิ่ม (value added) เป็นตัวสำคัญที่จะสร้างคุณค่าเพิ่มเติมจากสิ่งที่มีอยู่แล้วให้มีมูลค่าเพิ่มขึ้นโดยการลงทุนที่ใส่เข้าไปอาจจะไม่มากมายในแง่ของตัวเงิน แต่ต้องใช้เทคนิควิธีการพิเศษ ใช้ความรู้ความสามารถที่สั่งสมไว้ การเพิ่มมูลค่าเพิ่มจึงเป็นหัวใจที่จะทำให้ธุรกิจและองค์การได้ประโยชน์เพิ่มขึ้น โดยการลงทุนหรือการใช้แรงงานน้อยลง
2. การประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่
การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ในองค์การจึงจัดดำเนินการให้เพิ่มคุณค่าได้สามระดับ คือระดับบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์การ
2.1 ระดับบุคคล ในระดับบุคคลมีการวางโครงสร้างเพื่อรองรับการใช้งานระดับบุคคลให้ดีขึ้น มีการฝึกอบรมให้มีความรู้ความสามารถในการใช้งานคอมพิวเตอร์ส่วนตัว โดยเฉพาะงานต่างๆ ดังนี้
2.1.1 งานด้านเอกสาร
2.1.2 งานคำนวณด้วยตารางทำการ
2.1.3 การสร้างรายงานและการนำเสนอผลงานด้วยโปรแกรมนำเสนอ
2.1.4 การจัดการข้อมูล
2.1.5 โปรแกรมระบบสื่อสาร
2.2 ระดับกลุ่มและระดับองค์การ การทำงานในระดับกลุ่มส่วนใหญ่เป็นงานที่ตอบสนองงานในหน้าที่หลัก เช่น งานทางด้านบัญชี การเงิน การผลิต การขาย มีการวางเป็นเครือข่ายเพื่อทำงานร่วมกัน ลักษณะงานดังกล่าวทำให้ผู้ร่วมงานได้ประโยชน์ร่วมกันดังนี้
2.2.1 งานติดต่อสื่อสาร
2.2.2 การใช้ทรัพยากรร่วมกัน
2.2.3 การใช้ข้อมูลร่วมกัน
การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล (electronic mail,e-mail) เป็นระบบสื่อสารข้อความที่มีลักษณะเหมือนการส่งจดหมายทั่วไป แต่ข้อความหรือจดหมายนั้นเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ และส่งผ่านทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ มีการรับส่งอย่างอัตโนมัติ
1. ลักษณะการใช้งานอีเมลในองค์การเพื่องานสำนักงานอัตโนมัติ การใช้งานอีเมลในองค์การมี 2 วิธี คือ แบบออนไลน์และออฟไลน์ ดังนี้
1.1 วิธีการแบบออนไลน์ ผู้ใช้ใช้คอมพิวเตอร์ส่วนตัวที่ต่ออยู่กับเครือข่าย โดยมีโปรแกรมเชื่อมโยงไปยังเครื่องบริการที่มีตู้จดหมายของตนเองเก็บไว้ ทำการเรียกหยิบจดหมายออกมาดู มาเขียนโต้ตอบ หรือดำเนินการใดๆ กับจดหมายของตนได้
1.2 วิธีการแบบออฟไลน์ ผู้ใช้จะทำการใช้งานบนพีซีของตนเอง โดยมีโปรแกรมเมลสำหรับเครื่องรับบริการทำงานอยู่ เมื่อต้องการอ่านเมลจะมีการเชื่อมต่อไปยังเครื่องบริการ เพื่อคัดลอกจดหมายจากเครื่องบริการมาไว้ที่เครื่องรับบริการ ผู้ใช้จะทำการโต้ตอบจดหมายเฉพาะทางฝั่งเครื่องบริการเท่านั้น การเชื่อมต่อจะเชื่อมต่อชั่วขณะเพื่อดำเนินงานคัดลอกหรือส่งจดหมายจากนั้นจะเลิกติดต่อ
2. การใช้ประโยชน์ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อการเพิ่มมูลค่าให้องค์การ
ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์มีส่วนช่วยเพิ่มให้กับการดำเนินในองค์การมากมาย ดังนี้
2.1 ความรวดเร็วในการติดต่อสื่อสาร
2.2 การบริการทางอีเมล เป็นช่องทางที่ทำให้บริการขององค์การกว้างขวางขึ้น
2.3 การลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ
2.4 การบริหารงานในองค์การใช้หลักการไม่ประสานเวลาได้ดีขึ้น
2.5 ความสัมพันธ์ของบุคลากรในองค์การดีขึ้น
การจัดลำดับงานและการนัดหมาย
โปรแกรมสำเร็จรูปในเรื่องการจัดลำดับงาน และการนัดหมายใช้งานบนเครือข่ายภายในองค์การ โปรแกรมเหล่านี้เน้นใช้งานได้ตั้งแต่ระดับบุคคล ระดับกลุ่ม หรือใช้ร่วมกันทั้งองค์การ โปรแกรมสามารถทำได้ทั้งการเก็บรวบรวมกำหนดการนัดหมายต่างๆ ของบุคคลเอาไว้ มีปฏิทินให้ใช้งาน และสามารถแสดงสมุดวางแผนงานประจำวัน ช่วยให้มีการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและร่วมงานกับผู้อื่นได้ดี
1. การสร้างและตรวจสอบการนัดหมาย
2. การกำหนดการและเชิญประชุม
3. การเตือนกำหนดการนัดหมาย
4. การจัดลำดับความสำคัญของงาน
การประกาศแจ้งข้อความด้วยกระดานข่าว
กระดานข่าวเป็นกระดานที่เปิดให้ผู้อื่นสามารถเข้ามาอ่านข่าวสารได้ รูปแบบของกระดานข่าวที่ใช้ในองค์การมีหลายรูปแบบ มีโปรแกรมในลักษณะกระดานข่าวหลากหลายแบบ แต่ทุกแบบมีลักษณะในการแจ้งข่าวและรับข่าวสารจากผู้ที่จะนำมาประกาศแจ้งข้อความ
1. กระดานข่าวยูสเน็ตนิวส์
กระดานข่าวยูสเน็ตนิวส์ เป็นกระดานข่าวที่มีผู้พัฒนามานานแล้ว พัฒนาขึ้นมาใช้กับอินเทอร์เนต แต่ต่อมามีผู้นำมาใช้เป็นกระดานข่าวในองค์การของตนในรูปแบบที่ใช้เฉพาะกับอินทราเน็ต คือใช้เฉพาะในองค์การของตนเท่านั้น การใช้กระดานข่าวนี้มีประโยชน์ต่อองค์การมาก เพราะบางองค์การพนักงานอยู่กันคนละที่หรือต้องปฏิบัติภารกิจนอกที่ทำงานทุกวัน สามารถติดต่อเข้ามาทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อดูข่าวสารต่างๆ ได้ตลอดเวลา
2. กระดานเว็บหรือเว็บบอร์ด
จุดอ่อนของยูสเน็ตนิวส์คือ มีความยุ่งยากในการเขียนข่าวในลักษณะที่เป็นภาพ หรือมีลักษณะมัลติมีเดีย จึงมีผู้พัฒนาระบบกระดานที่ผู้ติดข่าวสามารถให้ข่าวสารในลักษณะข้อความ พร้อมรูปภาพ หรือองค์ประกอบอื่นร่วมก็ได้ โดยการแจ้งความข่าวสารนี้กระทำบนโปรแกรมค้นผ่านหรือเบราเซอร์ (browser) เพื่อส่งข่าวสารไปเก็บไว้ยังเว็บของเครื่องบริการ ข่าวสารที่เขียนลงไปบนเว็บบอร์ดนี้ เป็นข่าวสารที่ใช้ร่วมกันบนเครือข่ายเวิรลด์ ไวล์ เว็บจึงทำให้ผู้เรียกใช้ง่ายและสะดวกในการเรียกดูข่าวสาร
3. ประโยชน์ที่ได้จากกระดานข่าว
- ใช้กระดานประกาศ แจ้งข้อความสาธารณะ
- ใช้เป็นเวทีแสดงความคิดเห็น แลกเปลี่ยนความคิดเห็น หรือรับฟังความคิดเห็น
- ช่วยให้ผู้ทำงานที่อยู่ห่างไกลสามารถส่งข้อความถึงกัน และช่วยกันดำเนินการบางอย่างได้
- เพิ่มคุณค่าการใช้งานให้กับองค์การ
การใช้ข้อความหลายมิติในงานสำนักงานอัตโนมัติ
เว็บเพจ คือข้อมูลที่เก็บด้วยหลักการของข้อความหลายมิติ และเชื่อมโยงข้อมูลเป็นเครือข่าย เรียกเครือข่ายข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตนี้ว่า เวิรลด์ ไวล์ เว็บ (World Wide Web, WWW)
1. การใช้ข้อความหลายมิติเป็นโฮมเพจส่วนบุคคล
การสร้างโฮมเพจส่วนตัวเป็นวิธีการที่จะทำให้บุคลากรทุกคนสามารถหาที่อยู่ภายในไซเปอร์สเปซ เพื่อประโยชน์ในการดำเนินธุรกิจต่างๆ ผ่านทางโฮมเพจ และเป็นการแนะนำตัวเอง
2. การใช้โฮมเพจหน่วยงานแนะนำองค์การและประชาสัมพันธ์
โฮมเพจขององค์การจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์การที่เรียกว่า ข้อมูลย่อขององค์การ (company profile) มีการให้รายละเอียดสินค้าที่ผลิตหรือข้อมูลการดำเนินงานต่างๆ เพื่อการประชาสัมพันธ์องค์การ
3. การใช้โฮมเพจในการโฆษณาขายสินค้าและรับส่งสินค้า
ปัจจุบันมีการทำธุรกิจผ่านทางด้านโฮมเพจเหล่านี้เป็นจำนวนมาก เกิดสภาพการทำธุรกิจบนเครือข่ายที่แพร่หลายเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว
การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล
1. การประยุกต์สื่อสารทางเสียง
ระบบสื่อสารทางเสียงที่รู้จักกันดีคือ ระบบโทรศัพท์ การติดต่อสื่อสารภายในองค์การ จะมีระบบสื่อสารภายในที่เป็นตู้สาขาอัตโนมัติหรือพีเอบีเอกซ์ (Private Automatic Branchch Exchange, PABX) เป็นชุมสายโทรศัพท์ภายในองค์การ ปัจจุบันเทคโนโลยีทางด้านตู้สาขาอัตโนมัติพัฒนาไปมาก ใช้เทคนิคทางด้านดิจิทัลทำให้สามารถเชื่อมโยงกับชุมสายโทรศัพท์สาธารณะได้อย่างดี
การติดต่อทางเสียงมีแนวโน้มที่จะพัฒนาให้ก้าวหน้า และสะดวกยิ่งขึ้น ดังจะเห็นได้จากการที่มีระบบโทรศัพท์ไร้สายส่วนบุคคลหรือพีซีที (Personal Communication Telephone, PCT) ระบบโทรศัพท์เคลื่อนที่แบบรังผึ้งหรือเซลลูล่า โฟน (cellular mobile phone) หรือระบบโทรศัพท์มือถือ
2. การเชื่อมโยงระบบโทรศัพท์กับเครือข่ายคอมพิวเตอร์
การพัฒนาการทางเทคโนโลยีสามารถนำสัญญาณเสียงที่ใช้ในระบบโทรศัพท์ให้เป็นกลุ่มข้อมูล (package) ขนาดเล็กและใช้งานร่วมกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้ การใช้สัญญาณเสียงเป็นกลุ่มข้อมูลเล็กๆ นี้ จะทำให้ระบบการสื่อสารด้านโทรศัพท์ใช้งานบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ทำให้การผนวกกันระหว่างข้อมูลกับเสียงเป็นไปได้มาก
3. การประชุมและระบบการประชุมทางวีดิทัศน์
การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลในลักษณะการประชุมทางวีดิทัศน์และการประชุมบนเครือข่ายทำให้เกิดสภาพการเปลี่ยนแปลงการทำงานในองค์การได้มาก เพราะสามารถลดระยะเวลาในการทำงาน และลดระยะทางขององค์การลงได้มาก สภาพการดำเนินงานในองค์การจึงต้องปรับเปลี่ยนการบริหารและการจัดการ โดยเน้นโครงสร้างของข้อมูลข่าวสารที่จะเข้ามามีส่วนช่วยในการดำเนินการ เพื่อการแข่งขันที่นับวันจะต้องแข่งขันกันมากขึ้นและรุนแรงขึ้น
สรุป
การจัดสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือที่เรียกว่า OA นั้นเป็นกระบวนการนำเอาเทคโนโลยีชั้นสูงมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น รวมทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของงานในสำนักงานให้สูงขึ้น การจัดสำนักงานอัตโนมัติมีขอบเขตกว้างและมีการเปลี่ยนแปลงเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตามแนวทางในรายงานฉบับนี้ เป็นเพียงการรวบรวมข้อมูล แนวคิด ความรู้เกี่ยวกับการจัดสำนักงานอัตโนมัติเบื้องต้น ที่ริเริ่มในการนำคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆมาใช้ในสำนักงาน ส่วนจะถูกพัฒนาดัดแปลงไปอยู่ในรูปเช่นไรนั้น ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร ความเหมาะสม ผู้บริหาร พนักงาน ซึ่งอาจมีความคิดแตกต่างกัน รวมทั้งสภาพเศรษฐกิจสภาพการตลาด และที่สำคัญในยุคแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศนี้ มีแนวโน้มว่า OA จะถูกพัฒนาขึ้นไปเรื่อยๆและจะเข้ามาเป็นหัวใจสำคัญในการบริหารงานองค์กรต่างๆ เกือบทุกองค์กรในอนาคต
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น